На этом шаге мы рассмотрим особенности создания такого журнала.

Основным элементом приложения, на основании данных которого будут генерироваться командировочные удостоверения, является журнал регистрации.

Для создания приложения откройте новую книгу Excel и присвойте ей имя, например, Генератор Командировочных Удостоверений, и сохраните файл на жестком диске компьютера.

В новой книге будут находиться два рабочих листа:

КомандировочноеУдостоверение - лицевая и обратная сторона командировочного удостоверения;
ЖурналРегистрацииКУ - журнал регистрации командировочных удостоверений.

Остановимся более подробно на журнале регистрации командировочных удостоверений.

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Журнал регистрации представляет обыкновенную табличную базу данных, или с позиции Excel - список. Поля базы данных расположите в любом, удобном для пользователя порядке, например, как показано на рисунках 1 и 2.

Рис.1. Левая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ

Рис.2. Правая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ

Наименование предприятия введите в ячейку А1.

Данные по каждому командировочному удостоверению размещены горизонтально в ячейках одной строки (запись базы данных), количество ячеек которой ограничена столбцами <B>А:М</B> (поля базы данных). По усмотрению пользователя можно вводить дополнительные поля, в зависимости от необходимости. Количество записей в списке ограничивается размерами самого рабочего листа, то есть может содержать несколько десятков тысяч. В нашем примере заполнено только несколько строк. При проектировании зададимся условием, что разрабатываемое приложение будет содержать до 200 записей. Поэтому ограничьте вертикальное расположение таблицы 200-й строкой.

Следует заметить, что применение подобного приложения на практике представляет интерес для пользователя при количестве оформляемых документов (командировок) до двух-трех тысяч в год, когда руководство предприятия считает, что данный рабочий процесс еще не нуждается в автоматизации, но тем не менее уже занимает значительную часть рабочего времени.

Один из методов ввода записей в журнал регистрации - это копирование заполненных строк с наиболее подходящими данными, вставку их в конец списка и последующее редактирование находящегося в ячейках этой строки текста. Это не самый оптимальный способ, но далее будут предложены и другие возможные варианты, которые можно применять по мере освоения материала.

Для удобства в работе со списком желательно использовать некоторые сервисные возможности Excel, например, закрепление областей рабочей таблицы.

Закрепление областей позволяет видеть одновременно на экране строку заголовков и, например, два левых столбца, с расположенными в них порядковым номером и фамилией. Для закрепления областей рабочей таблицы в рассматриваемом примере поместите табличный курсор в ячейку С4 и выполните команду Окно |Закрепить области.

Формулы на листе ЖурналРегистрацииКУ

При подобном заполнении журнала регистрации все-таки присутствует довольно большая доля ручного труда по вводу новых и редактированию данных, введенных методом копирования. Но если приложить некоторые усилия, можно заставить Excel выполнять часть этих операций автоматически. Для этого введите в журнал регистрации формулы, рассмотренные ниже.

Определение порядкового номера записи

Обратите внимание на строку формул на рисунке 1 с формулой, находящейся в ячейке А5. Формула определяет максимальное значение порядкового номера в диапазоне ячеек, расположенных выше активной ячейки в столбце А, и добавляет к нему значение единица.

Копирование этой формулы в ячейки столбца А, расположенные ниже ячейки А5 позволит не допустить ввода ошибок с нумерацией командировочных удостоверений. При указании диапазона в формуле применена абсолютная ссылка на ячейку А4 и поэтому при копировании ее, диапазон определения максимального номера будет изменяться - от ячейки А4 до соседней ячейки, находящейся выше ячейки, в которую будет осуществляться вставка.

Автоматизация ввода текста даты и номера командировочного удостоверения

Следующий элемент возможного повышения эффективности ввода данных в журнал регистрации, формула в столбце Н - дата и номер командировочного удостоверения. В ячейку Н4 может быть введена формула, которая соединяет первые элементы текста в столбце G - дата и номер приказа, и порядковый номер документа в журнале регистрации:

  =СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(G4;14);A4)

Функция ЛЕВСИМВ из текста 19.01.2003г. № 01-К, введенного в ячейку G4, возвращает левые 14 символов (в том числе и пробелы). Функция СЦЕПИТЬ производит соединение выделенного текста с порядковым номером, находящимся в ячейке А4.

Но данная формула имеет существенный недостаток - предполагается, что текст даты и номера приказа в ячейку G4 введен правильно и из этого текста нужно выделить только 14 левых символов. Если же при наборе текста с клавиатуры введены лишние пробелы, то формула возвратит совсем не ту текстовую строку, которая предполагалась. И второй недостаток -значение 14 (номер позиции символа № в тексте) введено в формулу в виде константы.

Недостатки устраняются вводом в формулу функции СЖПРОБЕЛЫ, которая удаляет лишние пробелы в тексте, введенном в ячейку G4, после чего функция НАЙТИ производит поиск номера позиции символа №. Возвращенный номер позиции и является тем количеством символов, которые будут возвращены далее функцией ЛЕВСИМВ. Полученная усовершенствованная формула:

  =СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(G4);НАЙТИ("№";СЖПРОБЕЛЫ(G4)));A4)

Таким образом, текст 19.01.2003г. №1 в ячейке Н4, содержащий дату и номер командировочного удостоверения, формируется в полуавтоматическом режиме.

Определение продолжительности командировки

В зависимости от методологии принятой на предприятии, возможен:

либо расчет продолжительности командировки как разность, определяемая датами выбытия и прибытия;
либо, наоборот, по дате выбытия и продолжительности командировки, определяется дата прибытия.

Автоматизация этого процесса избавит специалиста от расчета количества дней на пальцах или с помощью подсчета количества дней в настольном календаре.

В первом случае для автоматического определения продолжительности командировки в ячейку К5 (Срок командировки) введите формулу:

  =J5-I5+1

которая вычитает из даты прибытия дату выбытия и прибавляет значение 1.

Во втором случае в ячейке J6 может находиться формула:

  =I6+K6-1

которая прибавляет к дате выбытия количество дней продолжительности командировки и вычитает значение 1.

На следующем шаге мы перейдем к командировочным удостоверениям.

Предыдущий шаг Содержание Следующий шаг