На этом шаге мы рассмотрим создание таблиц баз данных в режиме таблицы.
В случае выбора данного режима будет отображено окно с новой таблицей, имеющей стандартное имя Таблица1 (рис. 1). Столбцы таблицы также имеют стандартные названия: Поле1, Поле2 и т. д. Этот режим, как правило, используется для ввода и редактирования данных в имеющейся таблице.
Рис. 1. Часть окна Таблица1
При заполнении новой записи в таблице данные необходимо вводить в ячейки, которые находятся на пересечении соответствующей строки и столбца. Область таблицы, расположенная слева от ячеек, называется областью выделения строки, а область над ячейками - областью выделения столбца. При помещении указателя мыши в одну из этих областей он примет вид черной стрелки, и щелчок левой кнопкой мыши приведет к выделению соответствующей строки или столбца. С другой стороны, выполнение в этом же положении щелчка правой кнопкой мыши приведет к отображению списка возможных действий, которые можно выполнить для выделенной строки (столбца).
Описанные действия можно увидеть здесь, а взять клип здесь.
В области выделения строки может находиться один из следующих символов, наглядно отображающий текущее состояние поля таблицы, на которой в данный момент находится курсор (таблица 1):
| Кнопка | Описание |
|---|---|
 |
Текущая запись, уже сохранена |
 |
Новая запись, в которую можно вводить данные |
 |
Изменяемая запись, еще не сохранена |
 |
Запись в данный момент заблокирована |
После того как в какое-либо поле пустой записи введен первый символ, в области выделения строки вместо изображения текущей сохраненной записи появится изображение редактируемой записи . После окончания, ввода значения в текущее поле записи можно воспользоваться клавишами Tab или Enter (или стрелками) для перехода к следующему полю. Иначе говоря, ввод и редактирование данных в ячейках таблицы Access выполняется так же, как и в Excel. При окончании ввода в последнее поле текущей записи выполняется автоматический переход к первому полю следующей записи.
Описанные действия можно увидеть здесь, а взять клип здесь.
Следует также отметить, что в данном режиме для перехода к той или иной записи в нижней части окна таблицы имеются кнопки управления курсором, т.е. кнопки, позволяющие установить курсор на ту или иную запись (таблица 2):
| Кнопка | Описание |
|---|---|
 |
первая запись |
 |
предыдущая запись |
 |
следующая запись |
 |
последняя запись |
 |
новая запись |
Кроме этого, можно также воспользоваться полем номера записи, в котором отображается порядковый номер текущей записи. Для того чтобы перейти к записи с определенным порядковым номером, необходимо ввести этот номер в поле номера записи и нажать Enter.
Чтобы изменить название столбца в таблице, следует выделить требуемый столбец, выполнив щелчок левой кнопкой мыши на его области выделения, и выбрать команду Переименовать столбец в меню Формат (или в контекстном меню для данного столбца). После этого в области выделения столбца можно задать для него новое имя. Следует отметить, что в предыдущих версиях Access при изменении названия поля в одной из таблиц БД приходилось изменять вручную соответствующие названия, связанные с этим полем, в других таблицах, запросах, отчетах, формах и т. д. В рассматриваемой версии Access существует настройка, позволяющая выполнять подобные изменения автоматически. Чтобы включить режим автоматической замены имен для полей таблиц, необходимо выполнить команду Сервис | Параметры, после чего на экране отобразится диалоговое окно Параметры. Затем следует выбрать вкладку Общие (рис. 2). На режим автоматической замены имен влияют флажки категории Автозамена имен:
Рис. 2. Диалоговое окно Параметры. Вкладка Общие (раздел Автозамена имен)
- отслеживать автозамену имен - изменения отслеживаются, фиксируются, но при этом замена имен не выполняется автоматически для всех объектов БД - таблиц, запросов, форм и т. д.;
- выполнять автозамену имен - при изменении имени поля в таблице для всех остальных объектов БД выполняется автоматическая замена этого имени;
- журнал изменений автозамены имен - в таблице "Журнал автозамены" будут фиксироваться все изменения в БД при выполнении автоматической замены имен.
После установки необходимых флажков нужно нажать кнопку OK (как правило, первые два флажка в категории Автозамена имен установлены по умолчанию). При этом необходимо иметь в виду, что параметры, которые устанавливаются для автоматической замены имен, влияют только на текущую открытую БД. Следовательно, при работе к каждой БД необходимо проверять, установлены ли для нее параметры автоматической замены.
Описанные действия можно увидеть здесь, а взять клип здесь.
Чтобы добавить в таблицу новый столбец, необходимо вначале выделить тот столбец, перед которым необходимо осуществить вставку, после чего выполнить команду Столбец меню Вставка (или в контекстном меню для данного столбца выбрать Добавить столбец).
При необходимости изменения порядка следования столбцов в таблице, можно выполнить перетаскивание какого-либо столбца в другое место таблицы. Для этого следует вначале выделить столбец или группу столбцов, которые необходимо переместить, после этого установить курсор на выделенном заголовке и перетащить столбцы на новое место в таблице, удерживая нажатой кнопку мыши.
Для удаления столбца следует вначале его выделить, после этого в меню Правка или в контекстном меню для данного столбца выполнить команду Удалить столбец и в появившемся окне предупреждения выбрать кнопку Да.
Описанные действия можно увидеть здесь, а взять этот клип здесь.
На следующем шаге рассмотрим создание таблиц базы данных с помощью мастера.
