На этом шаге будет рассмотрено создание вычисляемых полей.
При создании запросов часто возникает необходимость не только использовать имеющиеся поля таблиц, но и создавать на их основе другие поля, которые называются вычисляемыми. Например, если в таблице какого-либо магазина имеется поле цены на товар и поле количества этого товара, то, исходя из этого, можно создать вычисляемое поле, в котором будет подсчитываться общая стоимость для каждого товара путем перемножения значений цены и количества. Другими словами, в вычисляемом поле могут использоваться арифметические операторы.
С другой стороны, при создании вычисляемого поля на основе содержимого текстовых полей, как правило, используется операция объединения текстовых значений, которая называется конкатенацией. В таблице 1 приведены операторы, которые используются в Access при построении выражений:
| Оператор | Описание |
|---|---|
| Сложение чисел | |
| Вычитание чисел | |
| Умножение чисел | |
| Деление чисел | |
| Деление первого числа на второе с округлением результата | |
| Возведение в степень | |
| Вычисление остатка от деления нацело | |
| Конкатенация строк |
Очевидно, что рассмотренные операторы предоставляют достаточно узкий спектр возможностей по созданию выражений. Чтобы создать сложное выражение, используют мощное средство, которое носит название Построитель выражений. Эта программа позволяет построить выражение любой сложности с использованием самых разнообразных функций (рис. 1).
Рис. 1. Построитель выражений
С ее помощью можно выполнять различные вычисления с использованием данных, находящихся в БД - полей таблиц, запросов, форм и отчетов. Все перечисленные объекты БД находятся, соответственно, в папках Таблицы, Запросы, Forms и Reports в левой части Построителя.
Чтобы выбрать требуемый объект, например, таблицу, необходимо выполнить двойной щелчок на папке Таблицы, в результате чего раскроется список всех таблиц БД. После выбора нужной таблицы (или другого объекта) в средней части Построителя отображается список ее полей, значения которых можно включить в создаваемое выражение. Для этого необходимо выбрать требуемое поле и нажать в окне Построителя кнопку Вставить.
При построении выражения кроме названий полей могут использоваться различные операторы (таблица 1), добавление которых выполняется при нажатии соответствующих кнопок в окне Построителя.
Также существует возможность использования в выражении различных функций Access. Для этого в левой части окна необходимо открыть папку Функции и выбрать пункт Встроенные функции. Затем следует в средней части Построителя определить категорию, в которой находится требуемая функция, и выбрать после этого в правой части окна название искомой функций (рис. 2, 3). Создаваемое таким образом выражение отображается в верхней части окна Построителя выражений.
Рис. 2. Построитель выражений. Встроенные функции
Рис. 3. Построитель выражений. Текстовая функция Left
Например, необходимо в запросе ПреподавателиПредметы вместо поля Фамилия добавитъ вычисляемое поле, в котором содержались бы фамилия и инициалы преподавателя.
Для этого необходимо открыть запрос в режиме конструктора. Затем установить курсор в строку Поле первого столбца, т.е. в поле Фамилия. После этого необходимо воспользоваться кнопкой Построить 
,
в результате чего будет отображено окно Построитель выражений (рис. 1).
Примечание. Кнопка Построить позволяет не только создавать новые выражения, с ее помощью можно также изменять уже существующее выражение, которое в этом случае должно находиться в текущем поле.
Названия полей в выражении должны указываться в квадратных скобках, однако если поле будет указано без скобок, то Access их добавит автоматически.
Для создания текстовой строки с фамилией и инициалами необходимо несколько раз последовательно выполнить операцию конкатенации следующей структуры:
Фамилия & Символ Пробела & Инициал имени & Символ точки & Инициал отчества & Символ точки.
Все текстовые символы указываются в двойных кавычках, поэтому структура выражения примет такой вид:
Фамилия & " " & Инициал имени & "." & Инициал отчества & ".".
Таким образом, начало выражения будет следующим:
Фамилия & " " &
Для работы с текстовыми значениями используются функции категории Текстовые. Чтобы получить инициал имени, необходимо воспользоваться одной из функций данной категории, а именно - функцией Lеft, которая возвращает первые n символов указанной строки.
Чтобы добавить функцию в выражение, необходимо дважды щелкнуть на папке Функции и выбрать после этого раздел Встроенные функции (рис. 2).
Затем во втором столбце необходимо выбрать требуемую категорию, в данном случае Текстовые, и после этого в третьем столбце выбрать нужную функцию, т.е. Left (рис. 3).
После того как функция выбрана, необходимо установить курсор в то место выражения, куда она должна быть вставлена, и нажать кнопку Вставить в окне Построителя выражений. В результате этих действий в выражение будет добавлен шаблон функции Left:
Left («stringexpr»; «n»),
в котором необходимо указать значения требуемых параметров. В частности, вместо stringexpr нужно указать поле Имя, а вместо n - количество символов, которые необходимо получить из строки, т.е. 1. Таким образом, текущее выражение примет вид:
Фамилия & " " & Left (Имя; 1)
Необходимо отметить, что для поля Имя не указывалось название таблицы Преподаватели, так как оно было выбрано ранее в строке Имя таблицы окна конструктора запросов. С другой стороны, чтобы добавить в выражение имя поля конкретной таблицы, можно раскрыть папку Таблицы, и выбрать в таблице Преподаватели поле Имя (рис. 4), после чего установить курсор в соответствующее место выражения и нажать кнопку Вставить.
Рис. 4. Построитель выражений. Поле Имя таблицы Преподаватели
Таким образом, название поля с указанием имени таблицы необходимо отображать в следующем формате:
[Имя таблщы] ! [Название поля]
После указания первого инициала необходимо поставить точку, т.е. указать в выражении строку ".". Затем аналогичным способом добавить инициал отчества и снова поставить точку. Таким образом, будет получено следующее выражение:
Фамилия & " " & Left (Имя; 1) & "." & Left (Отчество; 1) & "."
Чтобы вернуться в окно конструктора запросов, необходимо нажать кнопку ОК. В результате созданное выражение будет находиться в строке Поле первого столбца запроса. Для выполнения запроса
следует воспользоваться кнопкой Запуск 
, после чего в запросе будет создано вычисляемое поле Выражение1, в котором содержатся фамилия и инициалы преподавателя.
Названия полей запроса формируются автоматически. Для полей таблиц названия совпадают с названиями соответствующих полей запроса (например, поле Название). С другой стороны, названия вычисляемых полей формируются автоматически; Выражение1, Выражение2 и т. д. Очевидно, что такие названия не являются информативными.
Чтобы установить подпись для поля в таблице или запросе, необходимо в режиме конструктора установить курсор в требуемое поле (в частности, в поле Выражение1) и нажать кнопку Свойства 
. После этого в диалоговом окне Свойства поля можно на вкладке Общие указать в строке Подпись то название поля, которое будет использоваться вместо исходного в режиме редактирования запроса (или таблицы), а также в формах и отчетах. В частности, для вычисляемого поля Выражение1 можно указать подпись ФИО (рис. 5).
Рис. 5. Диалоговое окно Свойства поля
Таким образом, был создан и выполнен запрос на выборку с использованием вычисляемого поля (рис. 6).
Рис. 6. Запрос на выборку с вычисляемым полем ФИО
Создание запроса с вычисляемым полем можно увидеть здесь, а взять клип здесь.
На следующем шаге вы узнаете о групповых операциях, которые можно использовать при создании запроса.
