На этом шаге мы рассмотрим создание структур рабочего листа.
Прежде чем создавать структуру, нужно убедиться в том, что данные подходят для создания структуры и формулы заданы правильно. Данные должны иметь иерархическую организацию. Все итоговые формулы должны быть введены правильно и согласовано. Под согласованностью подразумевается их одинаковое относительное положение.
Создать структуру можно одним из способов:
- автоматически;
- вручную.
Чтобы автоматически создать стрктуру для некоторого диапазона данных, надо выполнить следующее:
- Поместить табличный курсор в любую ячейку диапазона.
- Выбрать команду Данные | Группа и структура | Создание структуры.
Программа Excel проанализирует формулы из выделенного диапазона и создаст структуру. В зависимости от формул будет создана горизонтальная, вертикальная или смешанная структура.
Если у рабочего листа уже есть структура, то будет задан вопрос, не хотите ли Вы изменить существующую структуру. Щелкните на кнопке Да, чтобы удалить старую и создать новую структуру.
Если воспользоваться командой Данные | Итоги, то Excel создаст структуру автоматически, при этом автоматически будут вставлены формулы для расчета промежуточных итогов, если данные введены в виде списка.
Excel определяет способ создания структуры на основании анализа формул, поэтому без формул автоматически создать структуру невозможно. Процесс создания структуры вручную подразумевает создание групп строк (для вертикальной структуры) или групп столбцов (для горизонтальной структуры).
Чтобы создать группу строк, выделите полностью все строки, которые нужно включить в эту группу, кроме строки, содержащей формулы для подсчета итогов. Затем выберите команду Данные | Группа и структура | Группировать. По мере создания группы Excel будет отображать символы структуры.
Если перед созданием группы Вы выделите диапазон ячеек (а не строки или столбцы целиком), то Excel отобразит диалоговое окно с вопросом о том, что Вы хотите сгруппировать. Затем программа сгруппирует целиком те строки или столбцы, ячейки которых содержатся в выбранном диапазоне.
Можно выбирать также группы групп. Это приведет к созданию многоуровневых структур. Создание таких структур следует начинать с внутренней группы и двигаться изнутри наружу. В случае ошибки при группировке можно произвести разгруппирование с помощью команды Данные | Группа и структура | Разгруппировать
В Excel есть кнопки инструментов, с помощью которых можно ускорить процесс группировки и разгруппировки (рис. 1). Кроме того можно воспользоваться комбинацией клавиш Alt + Shift + 
для группировки выбранных строк или столбцов, или Alt + Shift + 
для осуществления операции разгруппирования.
Рис. 1. Инструменты структуризации
Инструмент структуризации содержит следующие кнопки.
| Кнопка | Название кнопки | Назначение |
|---|---|---|
| Символы структуры документа | Скрывает и отображает символы структуры документа |
| Группировать | Группировка выбранных строк и столбцов |
| Разгруппировать | Разгруппировка выбранных строк и столбцов |
| Отобразить детали | Показ деталей (т.е. соответствующих ячеек с данными) для выбранной ячейки с итогами |
| Скрыть детали | Сокрытие деталей (соответствующих ячеек с данными) для выбранной ячейкис итогами |
| Выделить видимые ячейки | Выделяет только видимые ячейки рабочего листа, оставляя скрытые ячейки с данными не выделенными |
На следующем шаге рассмотрим использование структур.
