На этом шаге мы рассмотрим использование структур рабочего листа.
Отображение уровней
Чтобы отобразить какой-либо уровень структуры, нужно щелкнуть на соответствующем символе структуры, которые представляют собой кнопки с номерами (1, 2 и т.д.) и кнопки со знаками "плюс" и "минус".
При щелчке на кнопке 1 структура будет максимально сжата, т.е. можно будет увидеть только первый уровень структуры. Число пронумерованных кнопок соответствует количеству уровней структуры. Чтобы отобразить все уровни нужно щелкнуть на кнопке с максимальным номером.
Можно расширить или сжать некоторую часть рабочей таблицы, щелкнув на соответствующей кнопке + или -.
Так же можно воспользоваться командами меню Данные | Группа и структура | Скрыть детали и Данные | Группа и структура | Отобразить детали, чтобы скрыть или показать детали. Эти же операции можно выполнить с помощью кнопок панелей инструментов Структура или Сводные таблицы.
Применение стилей к структуре
При создании структуры можно сделать так, чтобы программа автоматически применяла стили к строкам и столбцам с итогами.
В Excel используются следующие имена стилей (n - номер уровня структуры):
- УровеньСтрок_n;
- УровеньСтолб_n.
Например, к первому уровню строк будет применен стиль УровеньСтрок_1.
Эти стили отличаются друг от друга только шрифтами. С помощью команды Формат | Стиль можно изменить размер или цвет шрифта для стиля УровеньСтрок_1.
Стили можно назначить структуре после ее создания или сделать так, чтобы программа выполняла эту операцию автоматически, при создании структуры. Выбрать одну из этих возможностей можно в диалоговом окне Структура документа (рис. 1), которое появляется при выборе команды Данные | Группа и структура | Настройка.
Рис. 1. Диалоговое окно Структура документа
Если во время создания структуры в диалоговом окне Структура документа флажок опции Автоматические стили установлен, то Excel будет применять стили автоматически. Чтобы применить стили к существующей структуре, нужно ее выбрать, выполнить команду Данные | Группа и структура | Настройка и в диалоговом окне Структура документа щелкнуть на кнопке Применить стили. С помощью этого диалогового окна можно также создавать структуры.
Добавление данных к структуре
Иногда возникает необходимость добавить к структуре дополнительные строки или столбцы. В некоторых случаях можно, не затрагивая структуру, вставить новые строки или столбцы так, чтобы они стали ее составной частью. Однако в определенных ситуациях может обнаружиться, что новая строка или столбец не стали частью структуры.
Если структура была создана автоматически, просто еще раз необходимо выбрать команду Данные | Группа и структура | Создание структуры. Программа попросит подтвердить изменение существующей структуры.
Если структура была создана вручную, то все изменения в нее надо вносить вручную.
Удаление структуры
Для удаления структуры можно воспользоваться командой Данные | Группа и структура | Удалить структуру. Структура полностью развернется (появятся все скрытые строки и столбцы), а символы структуры исчезнут. При этом стили, примененные к структуре сохранятся. Операцию удаления структуры отменить нельзя.
Создание диаграмм на основе структур
Если имеется большая таблица данных, то построенная на их основе диаграмма будет трудной для восприятия. Однако, если сначала создать структуру, то потом ее можно будет сжать и выбрать для диаграммы только итоговые данные. Если расширить структуру, на основе которой создана диаграмма, то на этой диаграмме будут отображены дополнительные данные. Если на диаграмме отображаются все данные, входящие в структуру, даже когда она сжата, то следует установить флажок опции Отображать только видимые ячейки, которая находится во вкладке Диаграмма диалогового окна Параметры.
На следующем шаге рассмотрим связывание и консолидацию данных.
