На этом шаге мы рассмотрим связывание рабочих книг.
Связывание - это использование ссылок на ячейки из внешних рабочих книг в целях получения из них данных для своего рабочего листа. При связывании рабочие листы связываются таким образом, что один становится зависим от другого. Рабочая книга, содержащая связанные формулы (т.е. формулы с внешними ссылками), называется зависимой. А рабочая книга, в которой находится информация, используемая в форме с внешними ссылками, называется исходной. Исходная рабочая книга необязательно должна быть открыта в то время, когда открыта зависимая рабочая книга.
Существует несколько способов создания формулы с внешними ссылками:
- Набрать ссылку на ячейку вручную. Эти ссылки могут быть достаточно длинными, так как они содержат, кроме адреса ячейки, имена рабочей книги и рабочего листа. Приемущество этого метода состоит в том, что исходная рабочая книга необязательно должна быть открыта.
- Указать ссылку на ячейку. Если исходная рабочая книга открыта, то чтобы создать формулы с внешними ссылками, можно воспользоваться стандартным методом указания.
- Выполнить команду Правка | Специальная вставка, а затем щелкнуть на кнопке Вставить связь. Этот метод требует, чтобы исходная рабочая книга была открыта.
- Воспользоваться командой Данные | Консолидация.
Общий синтаксис для формулы с внешней ссылкой выглядит следующим образом:
=[Имя_Рабочей_книги] Имя_Листа! Адрес_Ячейки.
Для того, чтобы создать формулу с внешними ссылками с помощью диалогового окна Специальная вставка, нужно выполнить следующее:
- Откройте исходную рабочую книгу.
- Выберите ячейку (или диапазон), с которой Вы хотите установить связь, и скопируйте ее в буфер обмена.
- Активизируйте зависимую рабочую книгу и выберите ячейку, в которой должна нажодиться связанная формула. Если же Вы вставляете диапазон, выберите только левую верхнюю ячейку вставляемого диапазона.
- Выберите команду Правка | Специальная вставка и в открывшемся диалоговом окне Специальная вставка щелкните на кнопке Вставить связь.
Excel позволяет создавать формулы, связанные с несохраненными и даже с несуществующими рабочими книгами. Предположим, у Вас открыты две рабочие книги, причем ни одна из них не созранена (их имена - Книга1 и Книга2). Если в рабочей книге Книга2 Вы создадите формулу, связанную с книгой Книга1, а затем сохраните Книга2, то Excel отобразит диалоговое окно, показанное на рисунке 1. Такой ситуации следует избегать.
Рис. 1. Сообщение о том, что в рабочей книге есть ссылка на несохраненный документ
Excel позволяет также создавать связи с несуществующими документами. Это может понадобиться в случае, если в качестве исходной Вы собираетесь использовать рабочую книгу своего коллеги, но этот файл Вы еще не получили. Когда Вы будете вводить формулу с внешней ссылкой на несуществующую рабочую книгу, Excel отобразит диалоговое окно Файл не найден (рис. 2). Если Вы щелкните на кнопке Отмена, то в формуле останется введенное Вами имя рабочей книги, но эта формула вернет ошибку. А когда станет доступной исходная рабочая книга, ошибка исчезнет, и формула будет возврашать правильное значение.
Рис. 2. Диалоговое окно Файл не найден
Когда Вы открываете рабочую книгу, которая содержит одну или несколько формул с внешними ссылками, Excel извлекает текущее значение из исходной рабочей книги и производит вычисления по этим формулам. Если Excel не сможет найти рабочую книгу, ссылки на которую содержатся в связанной формуле, она отобразит диалоговое окно Файл не найден. Вы должны будете указать имя файла исходной рабочей книги.
Если рабочая книга связана с несколькими другими рабочими книгами, то иногда необходимо просмотреть список всех исходных рабочих книг. Стобы это сделать, выберите команду Правка | Связи. В результате на экране появится диалоговое окно Связи (рис. 3). В нем перечислены все исходные рабочие книги, а также другие типы связей с другими документами.
Рис. 3. Диалоговое окно Связи
Чтобы обновить связанные формулы, активизируйте диалоговое окно Связи, выберите исходную рабочую книгу и щелкните на кнопке Обновить. Программа обновит связанные формулы согласно последней версии исходной рабочей книги. Для связей с рабочими листами в диалоговом окне Связи всегда установлена опция обновления Автоматическое, и ее нельзя заменить на опцию По запросу. Это означает, что эти связи будут обновляться во время открытия рабочей книги. Excel не обновляет связи автоматически, если в исходный файл будут внесены изменения.
На следующем шаге рассмотрим консолидацию данных.
