На этом шаге мы рассмотрим, что такое данные.
Данные - это очень широкое понятие, имеющее разное толкование. Однако чаще всего под данными подразумевают необработанную информацию, которая может поступать в любой форме и из различных источников. Например, данными могут быть числа, текст или их комбинация.
Со времен повсеместного распространения компьютеров все больше данных хранится в машинных форматах (или иначе - файлах). Данные хранятся в файлах самых разных форматов. К общепринятым форматам файлов, которые предназначены для обмена данными, относятся: форматы электронной таблицы Lotus 1-2-3 (WKS и WK1), файлы базы данных dBASE (DBF) и несколько разновидностей текстовых файлов. Формат файлов Excel довольно сложный, он изменялся с каждой новой версией программы. Поэтому для обмена и распространения данных формат файлов Excel широко не используется.
Файлы Excel имеют расширение XLS. Фирма Microsoft дополнительно включила в Excel возможность непосредственной работы с файлами, представленными в других форматах. В таблице 1 перечислены все форматы файлов, поддерживаемые Excel (исключая ее собственный формат).
| Тип файла | Описание |
|---|---|
| Текстовый | В качестве разделителей полей используются пробелы, символы табуляции и запятые |
| Lotus 1-2-3 | Файлы электронных таблиц, созданные в Lotus 1-2-3 for DOS версий 1.х, 2.х, 3.х и Lotus 1-2-3 for Windows |
| Quattro Pro/Dos | Файлы таблиц, созданные в Microsoft Works версии 2.0 |
| dBase | Файлы баз данных в формате DBF |
| SYLK | Файлы таблиц, созданные в электронной таблице MultiPlan фирмы Microsoft |
| Data Interchange Format (Формат обмена данными) | Файлы таблиц, созданные в электронной таблице VisiCalc |
| HTML | Файлы, предназначенные для World Wide Web |
| Quattro Pro for Windows | Файлы таблиц, созданные в электронной таблице Quattro Pro for Windows фирмы Novell |
Чтобы открыть файл, представленный в одном из указанных форматов, используйте команду Excel Файл | Открыть. Затем выберите из раскрывающегося списка Тип файла нужный тип (рис.1). Это касается только файлов, представленных в одном из указанных в списке форматов. При попытке открыть текстовый файл автоматически появляется диалоговое окно средства Мастер текстов, с помощью которого можно правильно интерпретировать содержимое файла.
Рис. 1. Диалоговое окно Открытие документа
Важно понимать, что прочитать файл и правильно преобразовать данные - не одно и то же. В некоторых случаях при считывании чужого файла в Excel могут возникнуть следующие проблемы:
- Некоторые формулы преобразуются неверно.
- Неподдерживаемые функции не преобразуются.
- Форматирование производится неверно.
- Ширина столбцов устанавливается неправильно.
Открывая файл, созданный не Excel, следует внимательно проверить его чтобы убедиться, что все данные восстановлены правильно.
На следующем шаге мы рассмотрим использование буфера обмена.
