На этом шаге мы рассмотрим как обрабатываются данные, возвращаемые из MS Query и записанные в рабочий лист.
Данные, возвращаемые после выполнения запроса, записываются либо в рабочий лист, либо в сводную таблицу. Данные, сохраняемые в рабочем листе, записываются в специально поименованный диапазон, так называемый диапазон внешних данных (Excel присваивает имя этому диапазону).
Установка свойств диапазона внешних данных
В диалоговом окне Свойства внешнего диапазона (рис. 1) можно корректировать различные свойства диапазона внешних данных.
Рис. 1. Диалогово окно Свойства внешнего диапазона
Чтобы вызвать это диалоговое окно, указатель ячейки должен находиться в пределах диапазона внешних данных. Доступ к диалоговому окну можно получить, воспользовавшись одним из трех методов:
- Щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду Свойства диапазона данных.
- Выберите команду Данные | Внешние данные | Свойства диапазона данных.
- Щелкните на кнопке Свойства диапазона данных
на панели инструментов Внешние данные (это окно появляется автоматически, когда Вы выполняете запрос).
В диалоговом окне Свойства внешнего диапазона имеются следующие опции:
- Имя. Имя диапазона внешних данных, создаваемое Excel по умолчанию. Это имя можно изменить или оставить.
- Определение запроса. Если флажок Сохранить определение запроса установлен, то определение запроса сохраняется вместе с диапазоном внешних данных. Если для базы данных требуется пароль, можно также задать пароль, и тогда не нужно будет его вводить при обновлении запроса.
- Обновление экрана. Определяет, как и когда обновляются данные.
- Формат и разметка данных. Определяет, как будет размещен диапазон внешних данных.
Обновление запроса
После выполнения запроса можно сохранить файл рабочей книги, а позже открыть его. В рабочей книге будут содержаться данные, которые были первоначально получены из внешней базы данных. Однако внешняя база данных за это время может измениться.
Если установлен флажок опции Сохранить определение запроса в диалоговом окне Свойства внешнего диапазона, то определение запроса сохраняется вместе с рабочей книгой. Для обновления запроса надо поместить курсор где-нибудь в таблице внешних данных, а затем выполнить одно из следующих действий:
- Щелкнуть правой кнопкой мыши и выберать из контекстного меню команду Обновить данные.
- Выберать команду Данные | Обновить данные.
- Щелкнуть на кнопке Обновить данные
панели инструментов Внешние данные.
Excel запустит Query и использует первоначальный запрос для получения текущих данных из внешней базы данных.
Использование нескольких запросов
Отдельная рабочая книга, если это необходимо, может содержать много диапазонов внешних данных. Каждому диапазону присваивается уникальное имя, поэтому с каждым из них можно работать независимо от других. Excel автоматически отслеживает запрос, который используется для получения каждого из диапазонов внешних данных.
Копирование или перемещение внешних данных
После выполнения запроса иногда требуется скопировать или переместить диапазон внешних данных. При этом можно использовать обычные приемы копирования, вырезания и вставки. Однако необходимо убедиться, что копируется или вырезается целый диапазон внешних данных, иначе соответствующий запрос не будет скопирован, а скопированные данные не будут обновляться.
Удаление запроса
Если данные, возвращаемые по запросу, больше не нужны, их можно удалить. Для этого следует выделить весь диапазон внешних данных и выберать команду Правка | Удалить.
Если Вы нажмете клавишу Delete, то содержимое ячеек будет удалено, но соответствующий запрос останется. А это означает, что можно обновить запрос, и значения удаленных ячеек появятся снова.
Изменение запроса
Если полученные результаты запроса неудовлетворительные, то запрос можно модифицировать. Для этого следует поместить курсор где-нибудь в пределах таблицы внешних данных, а затем использовать один из следующих способов обновления запроса:
- Щелкнуть правой кнопкой мыши и выберать из контекстного меню команду Изменить запрос.
- Выберать команду Данные | Внешние данные | Изменить запрос.
Excel запустит Query, после чего можно изменить первоначальный запрос. По окончании корректировки выберите команду Файл | Вернуть данные в Microsoft Excel. Excel вновь будет активизирован, выполнится модифицированный запрос, а диапазон внешних данных обновится.
На следующем шаге мы рассмотрим создание запроса в MS Query без использования Мастера запросов.
