На этом шаге мы сформулируем постановку проблемы.
Материал этого и следующих шагов базируется на книге:
Пикуза В. Автоматизация и моделирование бизнес-процессов в Excel,
с которой можно ознакомиться по адресу http://www.cfin.ru/itm/excel/pikuza/index.shtml
Очень часто люди выполняют однообразную, рутинную работу не пытаясь предпринять попыток для автоматизации отдельных повторяющихся операций. Важно определить - насколько возможна автоматизации этих процессов.
Рис.1. Определение "проблемы" и путь ее устранения
Известно что делопроизводство занимает довольно много рабочего времени, несмотря на ее однообразие. В качестве примера рассмотрим рабочее место и работу специалиста отдела кадров относительно большой организации, который оформляет командировочные удостоверения нескольким десяткам человек в день.
Рабочее место этого специалиста представляет собой рабочий стол, заваленный различными бумагами и компьютер, к которому обращаются относительно редко. Даже если бы его не было, то это практически никак бы не повлияло на работу этого специалиста.
После поступления приказа на командировки (рисунок 2), работа сводилась к заполнению от руки командировочные удостоверения, в которое вносилось:
- фамилия имя отчество;
- должность и, возможно, наименование организации;
- место и предприятие командировки;
- срок командировки;
- цель командировки;
- дата и номер приказа;
- паспортные данные;
- номер и дата командировки;
- дата выбытия.
Рис.2. Бизнес-процесс при ручном выполнении работы по оформлению командировочных удостоверений
Перед заполнением удостоверения производится поиск паспортных данных командируемого. После оформления удостоверений все эти данные нужно внести в бумажный журнал регистрации. То есть, проделать ту же самую работу по заполнению удостоверения еще раз, но уже заполняя журнал. Если даже кто-то ездит в командировки постоянно, то время заполнения его командировочного удостоверения в последующем не уменьшается, несмотря на то что известны и уже неоднократно записывались его:
- фамилия имя отчество;
- должность и, возможно, наименование организации;
- паспортные данные.
Естественно, выполняя эту работу в течение многих часов изо дня в день человек устает, работа ему не нравится. Его оплата труда ложится на себестоимость продукции. В последующем много времени тратится на формирование отчетов: кто, из какого подразделения и куда ездил и т.д. И на каждом этапе выполнения этой работы возможно внесение ошибки. По всей вероятности такая постановка вполне устраивает руководство и самого специалиста.
Здесь следует добавить, что в некоторых случаях, специалист заполняет форму документа не от руки, а на компьютере, вводя данные непосредственно в саму форму документа. К сожалению это встречается довольно часто и несмотря на использование компьютера, такая работа требует еще больше времени, чем заполнение такого документа от руки.
На следующем шаге мы рассмотрим способы повышения эффективности работы.
