На этом шаге мы сформулируем общие принципы разрабатываемого приложения.
В чем может заключаться повышение эффективности труда специалиста на этом рабочем месте? Именно в том, чтобы увидеть то, что несмотря на наличие компьютера специалист никоим образом его не использует, а выполняет рутинную и однообразную работу не пытаясь даже каким-то образом скрасить свой труд и придать ему элемент творчества. В этом то и заключается проблема (трудность), которую часто не видит ни сам специалист, ни его прямое начальство.
Следуя принципам:
- то, что делается более двух раз, должно быть автоматизировано;
- документ должен быть "красивым";
Прежде чем создавать приложение, необходимо изучить бизнес-процесс по формированию командировочного удостоверения, как документа. Прежде всего нужно определить что первично - удостоверение или журнал регистрации. С позиции делопроизводства вторичен журнал, потому что он заполняется на основании выписанного командировочного удостоверения, которое заполняется на основании приказа. Но с другой стороны, если есть запись в журнале регистрации, значит должно быть и само удостоверение с идентичными данными. Поэтому можно считать, что это вещи неотделимые. Исходя из этого, те данные которые находятся в журнале, должны автоматически генерироваться (экспортироваться) и в удостоверение.
Рис.1. Бизнес-процесс при автоматизированном выполнении работы по оформлению командировочных удостоверений
Журнал с позиции компьютера. Что это? Это прежде всего база данных (или список в Excel). Если человек ездит в командировки постоянно, то в этой базе данных хранится необходимая информация о нем. Если эта информация есть, то она может быть легко найдена, извлечена и введена повторно, но уже как новая запись при следующей командировке. Далее остается исправить:
- место и предприятие командировки;
- срок командировки;
- цель командировки;
- дата и номер приказа;
- номер и дата командировки;
- дата выбытия.
Что здесь можно заметить? Что номер и дата приказа, если он один за этот рабочий день на все командировки, вводятся в журнал только один раз, если командированных даже сто человек.
Преимущества электронного журнала перед бумажным известны. Прежде всего это моментальный поиск информации в любом, удобном для Вас разрезе с помощью, например, функции фильтрации данных.
Исходя из описанного выше, предполагается следующий алгоритм оформления командировочных удостоверений. Первичен журнал, а уже из него данные должны экспортироваться в форму командировочного удостоверения.
Следовательно, по получению приказа определяется - есть ли в базе данных (журнале регистрации командировочных удостоверений) данный сотрудник. Если есть (ездил в командировки ранее), то тогда строка с реквизитами этого сотрудника копируется и производится последующая вставка ее в конец списка. После этого вводятся необходимые исправления.
После заполнения строк со всеми сотрудниками, во все эти строки одной операцией вводится дата и номер приказа, и дата выбытия в командировку. После заполнения журнала все, уже автоматически заполненные, командировочные удостоверения выводятся на печать.
А что же может получить предприятие в результате освобождения рабочего времени специалиста? Каков может быть экономический эффект? Считается легко. В результате автоматизации процесса нововведения освобождается приблизительно половина рабочего дня специалиста. А это 10 рабочих дней в месяц или экономия половины месячной зарплаты специалиста. Этому специалисту на освободившееся рабочее время можно поручить выполнение дополнительной работы. Если же минимизировать издержки рабочего времени еще одного специалиста в этом отделе, то освободится рабочее место. Не забудьте и стоимость содержание физического рабочего места. Итого несколько тысяч долларов в год! И только на одном примере, а их на предприятии можно найти великое множество.
На следующем шаге мы поговорим об основных понятиях.
