На этом шаге мы рассмотрим формирование исходных данных.
Создаваемое приложение включает в себя один файл Excel и два файла Word, которые поместите в одну папку (директорию) с именем Договор купли продажи. Присвойте создаваемой рабочей книге Excel имя База.
База данных контрагентов
Табличная база данных с реквизитами контрагентов (список) расположена на рабочем листе Реквизиты (рисунок 1).
Рис.1. База данных контрагентов
Она должна быть составлена с учетом особенностей конкретного автоматизируемого документа, в частности, договора, и, например, должность подписывающего лица указывается в ней два раза с учетом склонения: текста директора, находящегося в преамбуле договора и Директор в разделе реквизитов.
В этот список вносятся все данные, которые необходимы для заполнения реквизитов договора:
- Предприятие (столбец В) - полное наименование предприятия;
- Адрес (столбец С) - почтовый адрес предприятия;
- Расчетный счет (столбец D) - расчетный счет предприятия;
- Банк (столбец E) - учреждение банка;
- МФО (столбец F) - МФО банка;
- Должность 1 (столбец G) - должность руководителя предприятия, подписывающего договор, которая указывается во вступительной части договора. Пишется с маленькой буквы и в соответствующем падеже;
- Должность 2 (столбец H) - должность руководителя предприятия в именительном падеже, которая указывается в реквизитах;
- Ф.И.О. 1 (столбец I) - полностью фамилия, имя и отчество руководителя предприятия, подписывающего договор, которая указывается во вступительной части договора. Пишется полностью в именительном падеже;
- Ф.И.О. 2 (столбец J) - фамилия и инициалы руководителя предприятия, который подписывает договор;
- На основании (столбец K) - на основании какого документа этот руководитель подписывает договор. Первый руководитель - на основании устава, другие, например, на основании выданной им доверенности;
При создании списка исходим из того, что находящееся в базе данных предприятие может выступать как в роли продавца, так и в роли покупателя. При вводе в столбец А значения 1 предприятие будет выступать в роли продавца, а при вводе значения 2 - в роли покупателя.
Пользователь при создании нового договора от имени своего предприятия, просматривает, присутствует ли в списке организация, с которой заключается договор. Если отсутствует, то тогда необходимо в базу данных ввести ее реквизиты. И после этого в этой строке в столбец А ввести, например, значение 2 - покупатель, а в строке с реквизитами своей организации ввести в столбец А значение 1 (или наоборот).
Корректировка содержимого договора
При формировании типовых договоров вводятся данные лишь в отдельные его пункты и реквизиты. Поэтому нет необходимости хранить в архиве весь текст типового договора, а разделить текст договора на две части: переменную и постоянную.
Предполагается, что текст постоянной части договора не изменяется, а изменение переменной его части и будет являться предметом автоматизации.
Переменная часть договора находится на рабочем листе Договор (рисунок 2) и состоит из двух частей: области ввода данных (диапазон А1:I7) и области просмотра сформированного "переменного" текста (диапазон А8:С21).
Рис.2. Рабочий лист Договор
Область ввода данных
Ячейки А1 и С1 предназначены для ввода значений 1 и 2, по которым определяются реквизиты предприятия из табличной базы данных на листе Реквизиты.
Диапазон ячеек С2:С7 предназначен для ввода переменных данных договора:
- С2 - сумма договора;
- C4 - место заключения договора;
- С5 - дата заключения договора;
- С6 - предмет покупки/продажи (партия товара, наименование или ссылка на Спецификации к договору);
- С7 - срок оплаты партии товара;
- С3 - формируется присваиваемый номер договора.
На следующем шаге мы рассмотрим автоматизацию ввода различных параметров.
