На этом шаге мы поставим задачу и сформулируем техническое задание.
Уменьшить потери времени на эту механическую работу и избежать ошибок можно, если проанализировать саму структуру договора или другого подобного документа и разработать безошибочный алгоритм его заполнения и последующего хранения этих данных.
В качестве примера предположим, что предприятие занимается только оптовой торговлей, то есть покупает и продает различный товар. Как правило, предприятию приходится часто подписывать договора на покупку/продажу партий товара. Это типовые договора купли-продажи. В эти типовые договора вносятся изменения только в отдельные пункты, а остальной текст остается неизменным.
Техническое задание
Необходимо создать своими силами приложение в Excel, которое позволило бы внести быстро и безошибочно изменения в типовой договор, созданный в текстовом редакторе Word.
Исходим из того, что в создаваемом приложении:
- ввод всех реквизитов контрагента происходит автоматически из имеющейся табличной базы данных клиентов предприятия;
- ввод изменяемых данных в договор осуществляется не в текстовом редакторе, а в определенных формах в Excel, которые позволят внести необходимые изменения в договор быстро и без ошибок;
- элементы изменяющихся данных (реквизиты и пр.), внесенных в создаваемые договора должны храниться в архиве, с помощью которого можно просмотреть любой, находящийся в нем договор;
- вводимые данные автоматически экспортируются в текстовый редактор.
Рис.1. Алгоритм работы создаваемого приложения по управлению текстовыми данными
Со следующего шага мы начнем разрабатывать приложение Excel.
