На этом шаге мы рассмотрим общую структуру создаваемого документа.
В качестве примера рассмотрим выполняемую нотариусом (или его помощниками) работу по оформлению генеральной доверенности на автомобиль и возможность автоматизации этого процесса. За основу будет принята методология автоматизации, описанная при реализации предыдущего примера, но в несколько другом ракурсе.
На рисунке 1 показан пример генеральной доверенности на автомобиль, выполненной в текстовом редакторе после выполнения автоматизации и с уже внедренными объектами экспорта данных из Excel.
Рис.1. Пример генеральной доверенности на право управления и распоряжения автомобилем
Данная доверенность содержит шесть абзацев:
- место и дата оформления;
- данные о том, кто доверяет;
- данные о том, кому доверяют;
- данные об автомобиле, документе, подтверждающем право собственности и учреждении, в котором зарегистрирован автомобиль;
- на какой срок выдана доверенность и дату, по которую она действительна;
- данные о том, что доверенность засвидетельствована.
В этих шести абзацах содержится более тысячи печатных символов и нужно внести измененные данные по 32 пунктам, каждый из которых часто состоит не из одного слова. Особое внимание следует уделить датам, которых в доверенности содержится семь. Причем вводятся все они в различных форматах: прописью, цифрами или комбинировано.
Изучим бизнес-процесс (последовательность) процедуры формирования текста доверенности. Нотариус (или его помощник) находит подходящий текстовый файл (шаблон) с похожей текстовкой и производит подгонку документа под присутствующего клиента. Подгонка заключается в редактировании текста в Word. Подобная работа требует внимательности и напряжения. Пользователь пробегает глазами каждую строку текста, начиная с верхнего левого угла и заканчивая нижним правым, заменяя при этом имеющийся текст данными из предоставленных клиентом документов. Как правило, после выполнения этой работы, происходит повторная сверка данных просмотром введенного текста на экране монитора и исправлением внесенных грамматических ошибок или неточностей. И после вывода документа на печать, предлагается клиенту еще раз провести сверку, уже под его ответственность.
Новый созданный документ может сохраняться в электронном виде на жестком диске компьютера, а может и нет. Если клиент приходит с подобным заказом через месяц, то в 99 случаях из 100 документ будут готовить заново. Считается, что хранение сотен почти одинаковых текстовых документов в электронном виде нецелесообразно.
Ошибки, которые могут быть внесены в процессе редактирования, путешествуют из документа в документ и не всегда бывают замечены. А если и бывают, то после исправления в одном файле, могут впоследствии всплыть в другом. Ведь неизвестно, какой из файлов будет открыт для последующего редактирования: с исправленной ошибкой или оставшейся.
Если Вы заметили, то это очень напоминает описанную ранее работу специалиста по заполнению командировочных удостоверений или подготовке типового договора.
Задача этого примера: на основании проведенного анализа, используя средства офисных продуктов, создать приложение, которое позволит оптимизировать выполнение процесса заполнения подобных документов. После освоения предложенного материала, можно будет самостоятельно создавать приложения под свою специфическую профессиональную деятельность.
На следующем шаге мы рассмотрим формирование даты.
