На этом шаге мы рассмотрим необходимость бюджетирования.
Руководители АО "Стеклодув" пришли к решению внедрить на предприятии некоторую систему планирования, которая помогла бы перевести управление предприятием на качественно другой, современный уровень. Прежде всего, на предприятии был разработан бизнес-план будущего развития, который выделил три основные причины необходимости планирования:
- процесс планирования заставляет объективно, критически и беспристрастно взглянуть на проект развития предприятия во всей его полноте;
- план является тем рабочим инструментом, который при надлежащем использовании поможет эффективно контролировать и управлять предприятием;
- план является средством для сообщения идей другим заинтересованным людям, которыми могут быть как внешние представители, так и работники предприятия.
В процессе составления бизнес-плана были проработаны многие мероприятия: цель и миссия предприятия, современный рынок, динамика его развития и место продукции предприятия на нем, план внедрения на предприятии новых технологий и объемов выпуска продукции и пр. Бизнес-план получился хороший, но обладал очень большим недостатком: планирование проводилось укрупнено, в ежегодном разрезе. Следовательно, контроль выполнения запланированных результатов не мог осуществляться в оперативном разрезе, например, помесячно. С целью устранения этого недостатка решено на предприятии внедрить систему бюджетирования.
Опыт других предприятий, на которых на стадии внедрения бюджетирования приобретались дорогостоящие компьютерные системы, показал, что существуют две взаимосвязанные проблемы, которыми являются, прежде всего, в кадры и существующие бизнес-процессы. В основном, суть проблемы заключалась в отсутствии организационной структуры предприятия, в выполнении кадрами никому не нужной работы по формированию различной документации, отражающей бизнес-процессы, неправильно организованному и медленному процессу обмена потоками информации, сопротивлению внедрению новой системы. Как следствие, внедрение компьютерной системы бюджетирования проходило неоправданно долго и стоило недешево.
Внедрение бюджетирования решено осуществлять поэтапно:
- изучение существующей современной теории бюджетирования;
- попытка создания системы бюджетов в полуручном режиме, с целью изучения бизнес-процессов на предприятии и поиска оптимального алгоритма создания бюджетов, а также обучения персонала;
- разработка и регламентация стандартов отчетов по подразделениям и предприятию;
- создания компьютерной модели в Excel для проверки разработанного алгоритма обмена потоками информации и возможного исправления найденных недостатков;
- анализ полученных результатов и последующее приобретение программного обеспечения, удовлетворяющего предприятие.
Специалистам финансового отдела было поручено внедрить на предприятии систему прогнозирования денежных потоков, основанную на финансовых планах предприятия, а точнее на бюджете доходов и расходов и бюджете движения денежных потоков.
На следующем шаге мы рассмотрим бюджет предприятия.
