На этом шаге рассмотрим работу в режиме конструктора отчетов.
В режиме конструктора любой отчет (рис. 1) представляет собой набор следующих разделов: верхний и нижний колонтитулы (печатаются, соответственно, вверху и внизу каждой страницы отчета) и область данных. При этом в отчет можно включить заголовок, который будет печататься только вверху первой страницы, а также примечание, которое будет отображаться в конце последней страницы отчета. Необходимо также отметить, что область данных может находиться внутри одной или нескольких иерархических групп, каждая из которых имеет свой заголовок и примечание. Например, в отчете Оценки, созданном при помощи мастера (рис. 1), имеется только одна группа - Фамилия, для которой установлены заголовок и примечание.
Рис. 1. Отчет Оценки. Режим конструктора
Как уже отмечалось ранее, с помощью мастера удобно создавать отчеты, а с помощью конструктора отчетов - исправлять погрешности. Например, можно поставить задачу внесения с помощью конструктора ряда изменений в полученный благодаря мастеру отчет.
- Выровнять заголовок отчета по центру страницы.
- Вместо подписи Название установить подпись Предмет.
- Изменить Подпись столбца с ДатаСдачи на Дата сдачи.
- Удалить в разделе примечаний группы Фамилия строку комментария "Итоги для ...".
- Вместо надписи Avg, обозначающей вычисление среднего значения для оценок студента, ввести надпись Средний балл и расположить ее в столбце Предмет.
- Переместить надпись с текущей датой в левый верхний угол страницы и удалить надпись в правом нижнем углу: "Страница ...".
- Добавить рядом с датой номер страницы.
Чтобы переместить какой-либо объект, например, надпись Оценки, в пределах одного раздела отчета, достаточно установить на него указатель мыши и, нажав левую кнопку, перетащить объект на требуемое место. С другой стороны, чтобы переместить объект из одного раздела в другой, например, из примечания в заголовок, следует выполнить следующую последовательность действий:
- выделить объект;
- вырезать его в буфер командой Правка | Вырезать;
- щелкнуть в том разделе, куда необходимо переместить объект (в данном случае, на заголовке);
- вставить его из буфера командой Правка | Вставить;
- переместить объект на требуемое место данного раздела (заголовка).
В частности, описанные действия необходимо выполнить для надписи с текущей датой. При этом следует заметить, что текущая дата определяется с помощью встроенной функции Now без параметров, т.е. значением свойства Данные для соответствующего поля в этом случае является значение = Now (). Вообще говоря, если в поле необходимо вычислить какое-либо выражение, то для свойства Данные необходимо указывать перед этим выражением знак "=", чтобы Access воспринимал его не как текст, а как вычисляемое значение, аналогично редактору электронных таблиц Excel.
Чтобы изменить надписи Название, ДатаСдачи и Avg, следует указать для каждой из них соответствующие значения в свойстве Данные.
Для отображения номеров страниц в отчете следует воспользоваться функцией Page, указав ее в свойстве Данные для новой надписи, которую можно расположить в верхнем или нижнем колонтитуле.
Кроме всех перечисленных изменений, для улучшения восприятия данного отчета можно добавить несколько линий, отделяющих логические разделы. В частности, можно отделить линиями всех студентов, а также строки с определением среднего балла каждого студента.
В результате выполнения всех описанных действий будет получен отчет Оценки, изображенный на рисунке 2.
Рис. 2. Отчет Оценки
В заключение необходимо отметить, что для созданного отчета можно устанавливать порядок
группировки и сортировку данных в группах с помощью кнопки Сортировка и группировка 
, при нажатии на которую отображается диалоговое окно Сортировка и группировка (рис. 3). В данном окне можно добавлять, изменять или удалять уровни группировки тем же способом, что и при работе в режиме таблицы, а также устанавливать порядок сортировки для того или иного уровня.
Рис. 3. Диалоговое окно Сортировка и группировка
Кроме работы с уровнями группировки для полей отчета можно также использовать условное форматирование, аналогично работе с формами. Например, если средний балл студента больше или равен "4,5", то в этом случае нужно отображать значение среднего балла, а также фамилию, имя и отчество студента полужирным шрифтом.
Чтобы установить условное форматирование для поля, необходимо его выделить и выполнить после этого команду Формат | Условное форматирование. Для поля с вычислением среднего балла следует указать в качестве Условия1 следующие параметры: Значение поля, больше или равно, 4,5 и установить после этого формат шрифта: полужирный (рис. 4).
Рис. 4. Условное форматирование для среднего балла
С другой стороны, для полей Фамилия, Имя и Отчество нужно указать условие с использованием поля, в котором вычисляется средний балл студента. По умолчанию данному полю было присвоено имя Avg-оценка. Поэтому в окне Условное форматирование для полей Фамилия, Имя и Отчество необходимо в качестве параметра для Условия1 выбрать Выражение и указать условие [Avg - оценка] >= 4,5. Затем следует для данного условия также выбрать формат шрифта полужирный.
На рисунке 5 приведен отчет Оценки с применением описанного выше условного форматирования.
Рис. 5. Отчет Оценки с применением условного форматирования
Работу с отчетом в режиме конструктора можно увидеть здесь, а взять клип здесь, базу данных Образование можно взять здесь.
На следующем шаге рассмотрим печать описания объектов БД.
