На этом шаге рассмотрим создание отчета с помощью мастера.
В качестве примера можно рассмотреть создание отчета Оценки (pис. 1), в котором для каждого студента отображаются его оценки по всем предметам, а также его средний балл.
Рис. 1. Отчет Оценки
Так как в качестве исходных данных для отчета используются таблицы или запросы, то необходимо создать запрос на выборку Оценки, в котором должны отображаться поля Фамилия, Имя и Отчество таблицы Студенты, поле Название таблицы Предметы, а также поля Оценка и ДатаСдачи таблицы Успеваемость. В результате запуска этого запроса будет получен набор записей, представленный на рисунке 2.
Рис. 2. Запрос Оценки
Аналогично созданию форм, создание отчетов можно выполнять как с помощью мастера, так и с помощью конструктора. Как правило, мастер используется для создания основной части отчета, т.е. структуры, в то время как конструктор применяется для усовершенствования внешнего вида отчета.
Чтобы создать отчет, необходимо в окне БД в разделе Отчеты воспользоваться кнопкой Создать и выбрать требуемый режим создания нового отчёта.
Рассмотрим создание отчета с помощью Мастера отчетов.
На первом этапе работы мастера необходимо выбрать в поле Таблицы и запросы запрос Оценки и добавить из него все поля в список Выбранные поля (рис. 3). После этого следует нажать Далее>.
Рис. 3. Создание отчета. Выбор полей
Затем следует выбрать вид представления данных, т.е. на какие группы будут разбиты данные в отчете. В рассмотренном примере необходимо для каждого студента отображать список оценок, т.е. иерархия в этом случае будет следующей: Студенты => Предметы, оценка и дата, т.е. необходимо в списке выбрать пункт Студенты (рис. 4). После этого нужно нажать Далее>.
Рис. 4. Создание отчета. Вид представления данных
На следующем этапе в случае необходимости можно добавить уровни группировки отображаемых данных. Например, какие оценки получил студент в тот или иной день, т.е. добавить уровень ДатаСдачи.
После этого станет доступной кнопка Группировка, которая позволяет установить интервалы группировки для полей, включенных в иерархическую структуру с целью создания новых уровней группировки. Например, если добавить уровень группировки ДатаСдачи, то нажатие кнопки Группировка позволит выбрать в диалоговом окне Интервалы группировки с помощью раскрывающегося списка один из имеющихся интервалов, например, по месяцам (рис. 5).
Рис. 5. Создание отчета. Интервалы группировки
В рассматриваемом примере можно не добавлять уровни группировки, а сразу нажать Далее>.
Очередной этап предполагает определение порядка сортировки записей, отображаемых в отчете (рис. 6), а также итоговые вычисления, выполнение которых можно установить с помощью кнопки Итоги.
Рис. 6. Создание отчета. Порядок сортировки
В диалоговом окне Итоги, вызываемом при нажатии соответствующей кнопки (рис. 7) можно вычислить сумму (Sum), среднее значение (Avg), а также минимум (Min) и максимум (Max) для данных, содержащихся в указанном поле.
Рис. 7. Создание отчета. Итоги
Для поля Название можно установить сортировку по алфавиту, т.е. по возрастанию, а в окне Итоги следует выбрать вычисление среднего балла (функция Avg).
На следующем этапе можно выбрать вид макета, который будет использоваться в отчете, а также ориентацию страницы (книжная или альбомная). В списке Макет можно выбрать ступенчатый и установить книжную ориентацию (рис. 8).
Рис. 8. Создание отчета. Вид макета
Очередной шаг работы мастера позволяет выбрать стиль для оформления отчета аналогично тому, как определяется внешний вид при создании форм. В данном случае можно выбрать стиль Деловой и нажать Далее>.
На последнем этапе следует указать имя созданного отчета: Оценки, а также выбрать дальнейшие действия: Просмотреть отчет (режим предварительного просмотра) или Изменить макет отчета (режим конструктора).
Примечание. Переключение между режимом Предварительный просмотр и Конструктор выполняется посредством кнопки Вид, использование которой аналогично ранее рассмотренным объектам БД, т.е. таблицам, запросам и формам.
После того как с помощью мастера создана структура отчета, для внесения изменений, связанных с его оформлением, следует установить для отчета Оценки режим конструктора.
Создание отчета с помощью мастера можно увидеть здесь, а взять клип здесь.
На следующем шаге будет рассмотрена работа в режиме конструктора при создании отчета.
