На этом шаге мы рассматрим функции автозаполнения и автозавершения.
Использование функции автозаполнения
В Excel предусмотрена специальная возможность, которая называется Автозаполнение. Она облегчает ввод набора числовых значений или текстовых элементов в диапазон ячеек. Для этого используется маркер автозаполнения (маленький квадратик, расположенный в правом нижнем углу активной ячейки).
Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста. Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными, нажмите левую кнопку мыши и перетащите мышь в нужном направлении. Чтобы вывести контекстное меню с параметрами заполнения, перетаскивайте маркер заполнения, нажав и удерживая правую кнопку мыши.
Рис. 1. Маркер заполнения и вид указателя мыши при попадании на маркер заполнения
Использование функции автозавершения
С помощью функции автозавершения можно выполнять автоматический ввод повторяющихся данных. При этом нужно ввести в ячейку только несколько первых букв, и Excel автоматически завершит ввод, основываясь на других данных, которые Вы уже ввели ранее в этот столбец.
Вот как осуществляется автоматический ввод. Допустим, Вы вводите в столбец информацию о проданных товарах. Пусть один из них называется Модем. Когда Вы первый раз вводите в ячейку слово Модем, Excel запоминает это. Позже, когда Вы только начнете вводить Модем в том же столбце, Excel "узнает" это слово по первым нескольким буквам и продолжит ввод вместо Вас. Для завершения ввода Вам останется только нажать Enter. Программа Excel также автоматически изменяет написание букв. Поэтому, если Вы начали вводить модем (со строчной буквы м), программа автоматически заменит строчную букву м на прописную для согласования данных с теми, что были введены раньше.
Вы также получите доступ к этой возможности, если щелкните правой кнопкой мыши на ячейке и выберете из контекстного меню команду Выбрать из списка. При использовании данного метода Excel откроет раскрывающийся список, в котором будут представлены все введенные в текущий столбец данные. Щелкните на том элементе, который Вам нужен, и он будет введен автоматически.
Если Вы считаете эту возможность излишней, можете отключить ее во вкладке Правка диалогового окна Параметры. Для этого достаточно снять флажок опций Авгозаполнение значений ячеек (рис. 2).
Рис. 2. Диалоговое окно Параметры вкладка Правка
На следующем шаге приведем еще некоторые рекомендации по вводу данных.
