На этом шаге мы рассмотрим использование буфера обмена.
Одним из методов ввода данных в Ваш рабочий лист - это использование буфера обмена Windows. Процесс начинается с выделения данных в другом приложении и копирования их в буфер обмена. Затем активизируется Excel, и информация вставляется в рабочий лист. В зависимости от типа данных, которые копировались, и от форматов, поддерживаемых буфером обмена, получаемый результат может немного отличаться от оригинала. Для выполнения описанной операции, необходимо, чтобы на Вашем компьютере было установлено приложение, в котором создан файл-оригинал.
При копировании данных из другого приложения Office 2000 вместо буфера обмена Windows можно воспользоваться буфером обмена Office 2000. Этот буфер обмена поддерживает все форматы, используемые в приложениях Office 2000.
Какие бы Вы ни выбирали команды Правка | Копировать или Правка | Вырезать, отмеченные данные помещаются в буфер обмена. Доступ к содержимому буфера обмена можно получить с помощью команды Правка | Вставить. Данные вставленные из буфера обмена, остаются в нем после вставки, и Вы можете использовать их несколько раз. Но поскольку буфер обмена может содержать только одну запись, при копировании или вырезании чего-либо нового старое содержимое стирается.
Копирование данных из другого приложения Windows
Скопировать данные из одного приложения Windows в другое довольно просто. Приложение, из которого Вы копируете данные, называют источником, а приложение, в которое Вы копируете, - приемником. Чтобы скопировать данные из одного приложения в другое, выполните следующие действия.
- Активизируйте окно исходного документа, из которого Вы хотите скопировать данные.
- Выделите информацию, которую Вы хотите скопировать, используя мышь или клавиатуру. Если приложение-источник - это Excel, то копировать можно отдельную ячейку, диапазон ячеек, диаграмму, нарисованный или какой-либо внедренный объект.
- Выполните команду меню Правка | Копировать или используйте соответствующую комбинацию клавиш. Копия информации будет помещена в буфер обмена Windows. Если Вы копируете из приложения Office 2000, то скопированная информация помещается также в буфер обмена Office.
- Активизируйте приложение-приемник. Если оно не было открыто, то запустите его, это никак не повлияет на содержимое буфера обмена.
- В приложении-приемнике перейдите к нужной позиции, куда Вы хотите вставить данные.
- В приложении-приемнике выполните команду Правка | Вставить. Если содержимое обмена не подходит для вставки в текущую программу, то команда Вставить будет серого цвета (т.е. недоступна).
Во многих приложениях Windows используются общие комбинации клавиш для команд при работе с буфером обмена. В данном случае использование клавиатуры гораздо более эффективно, чем команды меню, так как клавиши расположены близко друг к другу. Ниже приведены комбинации клавиш и эквивалентные им команды меню.
Ctrl + C - Правка | Копировать.
Ctrl + X - Правка | Вырезать.
Ctrl + V - Правка | Вставить.
Если команда Правка | Копировать в приложении-приемнике недоступна (т.е. в меню она отображена серым цветом), то это означает, что приложение не может принять информацию из буфера обмена. Если Вы копируете таблицу из Word в Excel, то данные будут прекрасно размещены в соответствующих ячейках, причем их атрибуты форматирования полностью сохранятся. Копирование данных из другого приложения может происходить не гладко. Например, при этом можно потерять атрибуты форматирования или может случиться, что все данные будут помещены в один столбец.
Копирование данных из DOS-приложений
Система Windows позволяет запускать программы, написанные для DOS. DOS-приложения могут быть запущены как в отдельном окне, так и полноэкранном режиме. При этом буфер обмена Windows можно также использовать для обмена информацией с приложениями, которые запущены в окне DOS.
Когда запущено DOS-приложение в Windows, можно нажать комбинацию клавиш Alt + Print Screen, чтобы скопировать весь экран в буфер обмена. Затем он может быть вставлен в любое приложение Windows (включая Excel).
Если нужно скопировать только часть экрана, то запустите DOS-приложение в отдельном окне. Для преключения между полноэкранным и оконным режимами нажмите комбинацию клавиш Alt + Enter. Затем щелкните правой кнопкой мыши на строке заголовка, из появившегося меню выберите команду Правка | Выделить и отметьте текст в окне DOS. Это окно может быть как с панелью инструментов, так и без нее. Если панель инструментов отсутствует, щелкните правой кнопкой мыши на строке заголовка окна и в появившемся меню активизируйте опцию Панель инструментов.
Ниже приведена последовательность действий, которую нужно выполнить для копирования части экрана в буфер обмена.
- Щелкните на кнопке Выделить и выделите копируемый текст.
- Щелкните на кнопке Копировать, чтобы скопировать отмеченный текст в буфер обмена.
- Активизируйте Excel.
- Выполните команду Правка | Вставить, чтобы скопировать данные из буфера обмена в рабочий лист.
Если Вы используете описанный метод копирования информации в Excel, то данные будут вставлены в виде одного столбца. Даже если копируемая информация была представлена в аккуратно отформатированных столбцах, все равно она вставляется в Excel в виде одного столбца. В буфер обмена можно скопировать только информацию, находящуюся в пределах одного экрана.
На следующем шаге мы рассмотрим импортирование текстовых файлов.
