На этом шаге мы рассмотрим использование внешних баз данных.
Доступ к файлам внешних баз данных из Excel может быть полезен в следующих случаях.
- База данных, с которой необходимо работать, очень большая.
- База данных используется несколькими пользователями, т.е. разные пользователи имеют доступ к базе данных, и им может понадобиться одновременно работать с одними данными.
- Вам необходимо работать лишь с частью данных, которая удовлетворяет определенному критерию.
- База данных имеет формат, не поддерживаемый Excel.
Если Вам необходимо работать с файлами внешних баз данных, то использование Excel для этой цели предпочтительнее других программ управления базами данных. Преимущество заключается в том, что после ввода данных в Excel их можно обрабатывать и форматировать, используя привычные инструменты и средства Excel.
Excel может непосредственно "читать" некоторые файлы баз данных, а точнее, файлы различных версий dBASE (DBF). Если база данных имеет меньше 65 535 записей и не больше 255 полей, то можно загрузить весь файл в рабочий лист. Во многих случаях Вас могут интересовать не все записи и поля в файле базы данных, а только те, которые удовлетворяют определенному критерию. Чтобы импортировать именно эти данные, нужно создать запрос к базе данных и загрузить в рабочий лист только внешней базы данных.
Для работы с файлами внешних баз данных с использованием MS Query выполните следующие действия.
- Активизируйте рабочий лист.
- Выберите команду Данные | Внешние данные | Создать запрос. В результате будет запущена программа MS Query.
- Укажите, будете ли Вы использовать MS Query непосредственно или воспользуетесь средством Мастер запросов.
- Определите базу данных, которую необходимо использовать, и потом создайте запрос - список критериев, определяющих необходимые записи.
- Укажите, в каком виде будут переданы данные, которые удовлетворяют запросу, - либо они будут просто копироваться в рабочий лист, либо будут возвращаться уже в виде сводной таблицы.
При этом можно сохранить информацию о запросе в файле, что позволит Вам его многократно использовать в дальнейшем. При этом можно модифицировать или обновить его (изменить в соответствии с новыми данными). Это особенно полезно, когда запрос на информацию посылается в совместно используемые базы данных, которые постоянно изменяются.
На следующем шаге мы рассмотрим использование MS Query.
