На этом шаге мы рассмотрим использование MS Query.
Рассмотрим работу с MS Query на примере.
Файлы базы данных
Файл базы данных, который мы будем использовать, создан в dBASE IV. В нем находится таблица, состоящая из 15840 записей по следующим полям.
- Sort (Сортировка). Числовое поле, в котором указаны порядковые номера записей.
- Division (Подразделение). Текстовое поле, в котором указано расположение подразделений компании (это один из таких регионов, как Asia (Азия), Europe (Европа), N.America (Северная Америка), Pasific Rim (Тихоокеанское побережье), S.America (Южная Америка).
- Department (Отдел)
. Текстовое поле, в котором указано наименование отдела внутри подразделения. Каждое подразделение организовано на основе следующих отделов: Accounting (Бухгалтерия), Advertising (Реклама), Data Processing (Обработка данных), Human Resources (Кадры), Operations (Производство), Public Relations (Связи с общественностью), R&D (Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы), Sales (Сбыт), Sequrity (Безопасность), Shipping (Перевозки) и Training (Обучение). - Category (Категория). Текстовое поле, в котором указывается категория бюджета. Всего существует четыре категории: Compensation (Выплаты), Equipment (Оборудование), Facility (Льготы) и Supplies & Servies (Снабжение и обслуживание).
- Item (Статья). Текстовое поле, в котором указывается статья бюджета. Каждая бюджетная категория включает в себя различные статьи. Например, категория Compensation (Выплаты), включает в себя следующие бюджетные статьи: Benifits (льготы), Bonuses (Премии), Commissions (Комиссионные вознаграждения), Entertainment (Обслуживание), Payroll Taxes (Налог на зарплату), Salaries (Зарплата) и Training (Обучение)
- Month (Месяц). Текстовое поле, в котором указываются месяцы (точнее, их сокращенные названия - Jan, Feb и т.д.)
- Budget (Бюджет). Числовое поле, в котором хранится планируемая общая сумма бюджета.
- Actual (Факт). Числовое поле, в котором указаны фактические расходы.
- Variance (Разница). Числовое поле, в котором указана разница между бюджетом и фактическими расходами.
Постановка задачи
Цель этого упражнения - разработать отчет, который отражал бы текущие расходы отдела обучения в подразделении Северной Америки за первый квартал (с января по март). Другими словами, запрос должен извлечь из базы данных все записи, удовлетворяющие приведенным ниже критериям.
- В поле Division должно содержаться значение N.America.
- В поле Depertment - Training
- В поле Category - Compensation.
- В поле Month - Jan, Feb или Mar
Один из возможных путей решения этой задачи - импортировать весь dBASE-файл в рабочий лист, а затем применить команды Данные | Фильтр | Автофильтр для выборки всех требуемых данных. Этот путь возможен, но так можно поступить не всегда. Преимущество использования MS Query состоит в том, что эта программа импортирует только те данные, которые необходимы.
Запуск MS Query
Начните с пустого рабочего листа. Выберите команду Данные | Импорт внешних данных | Создать запрос, при этом активизируется утилита MS Query. Эта утилита представляет собой отдельное приложение, которое может быть запущено из Excel. После запуска можно переключаться между Excel и MS Query.
Выбор источника данных
При запуске MS Query появляется диалоговое окно Выбор источника данных (рис. 1).
Рис. 1. Диалоговое окно Выбор источника данных
В диалоговом окне есть три вкладки:
- Базы данных со списком источников данных, известных программе MS Query. Этот список может быть как пустым, так и непустым, в зависимости от того, какие источники данных определены в Вашей системе.
- Запросы со списком сохраненных запросов. Этот список тоже может быть пустым.
- Кубы OLAP содержит список баз данных и запросов OLAP, доступных из MS Query.
Чтобы определить новый источник данных, необходимо выберать во вкладке База данных опцию Новый источник данных и щелкнуть на кнопке OK. В результате будет вызвано еще одно диалоговое окно (рис. 2), которое называется Создание нового источника данных.
Рис. 2. Диалоговое окно Создание нового источника данных
В данном диалоговом окне надо заполнить следующие поля:
- Задайте имя для присвоения источнику данных. Введите полное имя источника данных, например, такое как База данных бюджета.
- Выберите драйвер для требуемого типа базы данных. Выберите драйвер для источника данных из списка установленных драйверов. Поскольку файл базы данных в нашем примере был создан в dBASE, выберите драйвер Microsoft dBASE Driver (*.dbf).
- Связь. С помощью кнопки Связь выводится другое диалоговое окно (рис. 3), которое запрашивает дополнительную информацию для драйвера, выбранного в пункте 2. Например, можно выбрать каталог, в котором размещена база данных.
Рис. 3. Диалоговое окно Установка драйвера ODBC для dBASE - Выберите используемую по умолчанию таблицу (не обязательно). Выберите таблицу базы данных, которую Вы будете использовать по умолчанию (этот шаг можно пропустить). Если требуется задать пароль, следует указать, что пароль должен быть сохранен вместе с определением источника данных.
После задания всей необходимой информации в диалоговом окне Создание нового источника данных, щелкните на кнопке OK, и Вы вернетесь в диалоговое окно Выбор источника данных, в список которого уже будет включен созданный источник данных.
Для каждого источника данных описанная процедура выполняется один раз. При следующем обращении к MS Query База данных бюджета (или любая другая определенная Вами исходная база данных) будет отображена в диалоговом окне Выбор источника данных.
На следующем шаге мы рассмотрим использование мастера запросов.
